Японская система 5S

Говоря о понятии современного тайм-менеджмента, люди чаще всего имеют в виду систему и методики личностно-деловой организации, пришедшие к нам с Запада. И это вполне понятно, поскольку именно там зародилась вся теоретическая и практическая база знаний, позволяющая эффективно управлять своим личным временем.

И только лишь небольшая часть специалистов знает о том, что и на Востоке есть свои, не менее успешные (а в некоторых смыслах и превосходящие западные) техники тайм-менеджмента. Под Востоком подразумевается, конечно же, Япония, славящаяся уникальностью своих бизнес-технологий.

Именно благодаря японцам мы и знаем о системе 5S.

Что такое система 5S

Японская система 5S представляет собой чётко структурированную систему, которая позволяет создать оптимальные условия работы на производстве или в офисе. Путь к достижению идеальных условий лежит через создание на рабочем месте порядка, соблюдении чистоты и аккуратности, выработке мер, позволяющих экономить время и энергию.

Иными словами, система 5S направлена на упорядочивание того хаоса, который творится порой на производстве, в фирме или любой другой отрасли, представляющей собой коллективный рабочий процесс множества людей.

Составляющие методики системы 5S

Методика 5S основана на пяти базовых принципах построения работы, или, как их называют сами японцы, 5 шагах. Рассмотрим их вкратце.

1-й шаг – «Сэири», в переводе с японского означает сортировку, удаление всего ненужного.

В практическом плане этот пункт системы 5S подразумевает разделение всех окружающих на работе вещей по двум группам: нужные и ненужные. Люди рассортировывают предметы по трём номинальным категориям:

Ненужные вещи, то есть такие, которые подлежат утилизации;

Потенциально нужные – такие, которые могут использоваться время от времени, – их переносят в отдельное место хранения;

Нужные вещи – предметы, необходимые в работе ежедневно, те, без которых в производстве не обойтись.

Считается, что этот шаг повышает уровень культуры и безопасности труда.

2-й шаг – «Сэйтон», который можно перевести как «аккуратность, соблюдение должного порядка».

Этот шаг направлен на упорядочивание тех предметов, которые необходимы в ежедневной работе. Вещи расставляют по таким местам, откуда можно было бы с лёгкостью достать их в нужный момент. Для быстрого поиска все предметы рекомендуется промаркировать.

3-й шаг – «Сэисо» – переводится как «упорядочивание, содержание в чистоте».

Этот шаг направлен на внедрение в производстве чистоты. Рабочее место необходимо визуально разделить на несколько функциональных зон, в пределах которых будут находиться соответствующие вещи. Содержание всех приборов в чистоте, их периодическая проверка позволит избежать поломок и недееспособности, которые могут помешать эффективной работе.

4-й шаг – «Сэикэцу» – слово, которое буквально переводится как «стандартиризация».

На данном этапе анализируются первые итоги внедрения в жизнь первых трёх шагов, результаты записываются в специальный блокнот (или фиксируются в электронном виде). Наиболее эффективные решения закрепляются в стандартиризации и автоматизации рабочего процесса.

5-й шаг – «Сицуке» – это понятие в переводе означает «совершенствования, формирование дисциплины».

Заключительный шаг, направленный на осознание 5S как философии. Система бережливого производства, созданная в ходе реализации предыдущих шагов, позволяет существенным образом улучшить эффективность всей работы в целом, что, в конечном счёте, и является главной целью тайм-менеджмента.

Источник >>

5 простых способов борьбы с промедлением

Прокрастинация (или более просто – промедление, затягивание, откладывание дел) является тем, с чем сталкиваются и вынуждены бороться многие люди. Для этой цели созданы и применяются разнообразные техники тайм-менеджмента и повышения продуктивности, которые позволяют взять под контроль своё время и дела. Но всегда ли они понятны и доступны для использования абсолютно всеми? Можно ли их назвать универсальными методиками, которые дают гарантированный результат? Скорее всего, нет. Сами создатели говорят, что предложенные решения нуждаются в индивидуальной настройке. Поэтому в данной статье мы хотим познакомить вас с теми основами, а заодно и самыми простыми способами управления временем, с которых начинается любая техника, методика, система. Поняв и приучив себя их использовать, вам станет гораздо легче управлять состояниями, приниматься за любые дела в нужное время и завершать начатое.

Но в начале небольшая философская ремарка. Вероятно, если вы читаете эту статью, то уже понимаете что «хорошего» времени для большинства рутинных дел не бывает никогда. Если же вы только знакомитесь с тайм-менеджментом, то это знание следует взять на вооружение. Нужно запомнить, что подходящее время зависит от ситуации, других людей, нашего состояния и отношения, одним словом – от многих факторов, которые сами по себе неопределённы. Удобного момента можно ждать годами и само по себе такое отношение к жизни нужно искоренять. Почему? Потому что дополнительное время на что-либо само по себе ниоткуда не появится. Его нужно научиться выкраивать из стандартных суток, 8 часов из которых вы работаете и еще 7-8 спите. Как? К ответу вас может подтолкнуть материал ниже.

Структурируйте ваше время

Это включает не только ведение списков дел, но и указание времени на каждую из задач, их разделение и попеременную работу. Жёсткое планирование поначалу может казаться затеей абсолютно бессмысленной, но только так вы сможете себя приучить не просто следовать списку дел, но и придерживаться установленного времени. Это важно поскольку, составляя список задач, мы зачастую уверены, что будем прилежно выполнять все обязанности, но на деле – работа аморфна. То клиент позвонит и отнимет 15 минут времени, то часть работы не может быть выполнена в срок по независящим от вас причинам. Устанавливая для себя не только объём работы, но и время на её выполнение, мы оказываемся под двойным давлением. У вас сначала может не получаться, но вскоре вы научитесь достаточно чётко определять время, необходимое на ту или иную работу. К тому же, не стоит забывать и о своеобразном мотивационном соревновании – задавая себе рамки, вы инстинктивно будете стремиться к тому, чтобы успеть сделать работу в срок, что в свою очередь будет исключать некоторые проволочки.

Кстати, тем, кто ищет более функциональный, но в то же время, такой же простой инструмент планирования, как и списки дел, рекомендуем попробовать использовать канбан-доску. Сегодня есть много ПО, позволяющего бесплатно использовать эту методику. Благодаря ей, вы получите не просто список, а интерактивный инструмент, который позволяет контролировать время и процесс выполнения различных задач.

Установите причину прокрастинации

Важно знать, что вы боретесь не с абстрактными проволочками времени, а с конкретными своими действиями, которые и становятся их причиной. Откладывание, избежание, нежелание – это всё лишь определения, описывающие характер, но не являющиеся сутью. Как и конкретные их проявления – компьютерные игры, бесцельный сёрфинг в Интернете, коллективные чаепития в офисной столовой в рабочее время и многое другое. Причины этого могут быть гораздо глубже, чем банальное «нет сил» или «сейчас просто не хочется».

Рассмотрим такую ситуацию. Светлана давно мечтает, хотя нет – предметно хочет вести блог и делиться своими мыслями с миром. Но постоянно что-то становится на пути достижения этой цели – сначала она планировала это сделать в ближайшие выходные, но была занята на даче/помогала подруге с переездом, на следующих выходных руководство компании отправило её в командировку, спустя ещё неделю времени у неё хватило только на то, чтобы начать знакомство с «Blogger». Да и в целом, когда выдаётся свободная минута, она предпочитает заняться чем-то другим или просто отдохнуть. Так в чём на самом деле причина? Она не в описанных ситуациях, а, например, в том, что подсознательно наша героиня беспокоится о судьбе блога в силу низкой самооценки своих способностей. Она просто избегает конкретных действий. И в тот день, когда ей не нужно будет ни на дачу, ни в командировку, всё равно найдутся десятки других причин не работать в этом направлении. Очевидно, что преодолевать здесь нужно причину, которая находится не в области тайм-менеджмента.

Развивайте дисциплину

Каким бы нелюбимым для большинства из нас не было слово «дисциплина», именно с неё должна начинаться борьба с ленью, проволочками, неорганизованностью. Важно понимать, что дисциплина это не то, что ограничивает вашу свободу, а то, что вносит в жизнь порядок, учит делать то, что нужно в данный момент без оглядки на минутные желания, эмоции, состояния. Без этого никакие списки дел и системы тайм-менеджмента не работают, да и не смогут работать.

В одной из предыдущих статей мы уже делились с вами рекомендациями Стива Павлины на тему развития самодисциплины. Здесь лишь укажем на важность позитивной мотивации во время выработки в себе привычки. Почему это имеет значение? Не кривя душой – мы не очень любим разного рода ограничения. А дисциплину, как готовность следовать установленному порядку, наш мозг очень легко путает с ограничением. Чтобы нейтрализовать это, нужно подкреплять своё решение и первые шаги на пути подчинения времени специально разработанной системой поощрений. Для одних это десерт, для других – покупка какой-то мелочи. Ими вы можете награждать себя за «достижения» – сосредоточенную работу на протяжении определённого периода, следование списку дел и т.д.

Задействуйте эмоции

Ни для кого не станет открытием, что человек в своих действиях руководствуется не только логикой и холодным рассудком, но и эмоциями. Это знание можно применить и для борьбы с прокрастинацией. У каждого из нас есть свои источники вдохновения – то, что заставляет, «заводит» и толкает к действию. Прибегайте к их помощи каждый раз, когда в очередной раз на вас нахлынет волна пассивности. Автора этих строк, когда желания выходить вечером на пробежку нет абсолютно, буквально выгоняет из квартиры знаменитая «Eye of the Tiger». Банально, но именно она ещё с детства ассоциируется с чем-то героическим, с ожиданием свершений и каким-то, свойственным только детству, подъёмом духа. При этом музыка – лишь один из инструментов. У каждого человека их имеется несколько: цитаты, киноцитаты, книги, близкие люди, брошенные себе вызовы. Мотивируйте себя, подключайте эмоции – используйте этот рычаг для того, чтобы выходить из состояния прокрастинации и переходить к активным действиям.

Принуждайте себя

По своей природе большинство людей инертны. И что еще неприятнее осознавать – ленивы. Получая ожидаемое, мы быстро привыкаем к этому и стараемся без надобности не выходить из созданной зоны комфорта, избегая неизведанного. Желая же изменить свою жизнь, даже на уровне составления списка дел, следует быть готовым к тому, что легко это не дастся. Поэтому нужно уметь принуждать себя. Отчасти это дело дисциплины. Отчасти – способности убедить себя полюбить вещи, которые вы можете ненавидеть сейчас. Главное – начать делать. Через силу, без желания и энтузиазма, но начать. Спустя некоторое время, когда психологический барьер будет преодолён, вы поймёте, что на самом деле это гораздо легче, чем кажется. Достаточно привнести в дела немного осознанности и вовремя сказать себе что-то вроде «Не время лениться, нужно работать». Попробуйте контролировать себя и сами в этом убедитесь.

Источник >>

Колесо жизни

Визуализация – очень мощный инструмент познания. Не только окружающего мира, но и самого себя. Не зря ведь говорят: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Памятуя об этом, мы уже знакомили вас с методом ментальных карт Тони Бьюзена. Сегодня речь пойдёт о другом визуальном инструменте – колесе жизни, которое каждый может использовать для того, чтобы проанализировать свою жизнь с точки зрения баланса – уравновешенности отдельных её аспектов.

Что такое колесо жизни

В жизни любого человека случаются такие периоды, когда какому-то одному занятию или области он уделяет максимум внимания – работа над важным проектом, подготовка к поступлению в университет и т.д. Это положительное качество, если вы способны определить приоритеты и полностью сосредоточиться на достижении целей. Но бывает и наоборот: всё время и силы уходят на что-то одно, а остальное отвергается и игнорируется. И речь не о неделе, месяце и даже годе. Кто-то столько времени уделяет работе и деньгам, что теряет или вовсе не приобретает семью. Кто-то, наоборот, уделяет карьере недостаточно внимания, и так и остаётся на средней должности, хотя в силу своих талантов и знаний мог добиться значительно большего.

Какими бы ни были в данном отношении примеры, суть одна – для счастья и полноценной жизни человеку нужна гармония, умение находить баланс. Об этом говорят и этому учат многочисленные духовные практики. Но для переосмысления, контроля и анализа своей жизни не обязательно прямо сейчас начинать перелопачивать горы тематической литературы. Упражнение «колесо жизни» позволяет получить материал для размышлений и взглянуть на свою жизнь «с высоты» и без всего этого.

Нарисовать собственное колесо не составляет большого труда. Всё, что нужно – карандаш и листок бумаги. Гораздо труднее правильно его интерпретировать. В социальных сетях определённое время уже «гуляет» пост о колесе жизни как об «упражнении на 1 минуту». Но на самом деле всё не так просто, как может показаться на первый взгляд. Создать картину и определить важные для вас «оси» действительно много времени не займёт. А вот быть честным с собой, справедливо оценить свою жизнь и, что не менее важно, понять, в каком направлении двигаться дальше – задача не из лёгких, но вполне посильных.

Колесо жизни – действенная и эффективная техника, которая даже запатентована в США, и применяется многими тренерами по личному росту и эффективности. При внешней простоте, такой метод организации размышлений, позволяет чётко взглянуть на проблему, увидеть дисбаланс и понять, как достичь равновесия. Главный козырь здесь – наглядность, которой нельзя добиться при попытках анализировать свою жизнь, применяя технику «кухонного разговора».

Создаём своё колесо

Само изображение можно нарисовать от руки или скачать готовый шаблон и работать с ним в графическом редакторе или распечатать. При этом данный инструмент можно использовать не только как колесо жизни, но и как колесо работы, учёбы и т.д., другими словами – детализировать и заточить под конкретную область. Ещё одно преимущество такого способа визуализации – возможность применять не только для поиска баланса, но и для контроля над ходом выполнения или достижения целей. Таким образом, вы в любой момент сможете понять и при необходимости напомнить себе, что уже сделано, а что ещё предстоит для успеха в глобальном деле.

Чтобы лучше понять, как работает методика и что стоит включить в «оси» вашего колеса, разберём общий пример колеса жизни.

Колесо жизни

Изображение упрощённого традиционного представления с характерными осями вы можете увидеть в начале статьи. Методика предельно проста – по каждому варианту нужно проставить соответствующую оценку текущему положению ваших дел. Шкала от 1 до 10 , где 1 – низко, 10 – высоко. Например, дела на работе у вас обстоят хорошо, вы получаете высокую зарплату – значит, оценки этих двух областей будут, допустим, 8. Но времени на отдых и на общение с друзьями не хватает, вы ощущаете его недостаток – 3 и 4. Определив по такому же принципу всё остальное, вы получите своеобразную диаграмму-представление жизни и сможете понять, над чем вам ещё предстоит работать, а что – достаточно просто поддерживать в норме.

Строгих рекомендаций о том сколько «спиц», и с какими значениями они должны быть, нет. В нашем примере мы постарались охватить основные темы, которые, так или иначе, волнуют каждого человека и задать те вопросы, которые помогут вам правильно поставить оценки. Вместе с тем, очевидно, что на определённых этапах жизни их значение может и не быть столь важным, поэтому в своём колесе вы можете сделать необходимые правки.

Работа/Учёба

Как бы нам того не хотелось, но работа или учёба занимают в нашей жизни одно из главных мест. И в упражнении важно правильно их оценить. Не с точки зрения «учусь или работаю, значит, отметка самая высокая», а по принципу удовлетворённости, способности работы раскрыть ваши таланты и обеспечить нужды.

Семья  

Придя домой после работы, вы садитесь за компьютер и продолжаете работать, включаете телевизор и смотрите любимый сериал или проводите время с семьёй, говорите обо всём на свете с женой/мужем, играете с детьми? Любой семейный психолог скажет насколько это важно для счастья.

Отдых

Такая же важная часть, как и работа. Чтобы выявить степень удовлетворения ответьте себе на следующие вопросы. Достаточно ли вы отдыхаете для того, чтоб продуктивно трудиться? Не преследует ли вас чувство постоянной усталости, эффективно ли вы отдыхаете?

Здоровье 

Заботитесь ли вы о своём здоровье? В данном отношении следует подразумевать комплекс усилий – здоровое питание, занятия спортом, регулярные походы к стоматологу и т.д. Статической оценки здесь не может быть по умолчанию, поэтому каждый раз следует себя оценивать по-новому.

Друзья

Общаетесь ли вы и проводите ли время с друзьями в той мере, как вам этого бы хотелось? Или с каждым годом тех, кто звонит вам на день рождения всё меньше? Сам вопрос немного утрирован, но суть вы должны понять и оценку этому аспекту своей жизни поставить честную.

Саморазвитие

Познавательные потребности являются одной из ступеней известной всем пирамиды Маслоу. Стремление совершенствоваться в профессиональном и личностном плане – характеристика зрелой личности, стремящейся к движению, развитию себя и своих способностей, поиску путей становления разносторонним, эффективным человеком.

Хобби

Хобби может быть и видом досуга, и способом саморазвития, и методом поддержания себя в форме. Зачастую те, кто разрывается между работой и домом, не находят времени на подобные занятия. А зря. Вспомните, например, сколько радости в детстве вам доставляло побегать во дворе в футбол с друзьями.

Деньги

Аспект, связанный с работой, но не всегда от неё зависящий. Можно заниматься любимым делом, но не зарабатывать достаточно. Честная оценка себя в данном отношении подтолкнёт к поиску решения: дополнительная занятость, смена места работы и т.д.

Как уже говорилось выше – колесо можно сделать более узконаправленным, например, на оценку положения дел в сфере работы/карьеры. В таком случае вашими «осями» могут быть: зарплата, отношения с коллегами, перспективы роста, лидерские качества, работа в команде, свободное время и т.д. Оценив эти параметры, вы получите картину своего нынешнего положения и сможете сделать соответствующие выводы.

Многим колесо жизни может показаться не более чем теоретическим инструментом. И они в некоторой мере будут правы – техника служит своеобразным напоминанием, а не методом решения. Но, научившись пользоваться им, можно выйти за привычные рамки оценки своих достижений в той или иной сфере и следить не только за балансом в плане поиска удовлетворяющего вас положения дел в жизни, но и следить за выполнением заданий, которые к нему ведут.

Источник  >> 

Задача про шапку от Льва Толстого

Лев Николаевич Толстой, как известно, был не только «великим русским писателем», но и талантливым педагогом. Его подход заключался в индивидуальном отношении к каждому ученику и отсутствию традиционной школьной дисциплины. В яснополянской школе дети сидели, кто где хотел, кто сколько хотел и кто как хотел. Главная задача учителя, по мнению Толстого, состояла в том, чтобы заинтересовать учеников разными примерами, жизненными задачами, а если будет интерес, то и ребенок сам захочет узнать и научиться большему (вот такая «толстовская майевтика»).

И одним из примеров умения заинтересовать учеников явилась знаменитая задача про шапку, и эта задача сегодня реинкарнировала и стала настоящим интернет-мемом. Условие задачи таково:

Продавец продаёт шапку. Стоит 10 р. Подходит покупатель, меряет и согласен взять, но у него есть только банкнота 25 р. Продавец отсылает мальчика с этими 25 р. к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдаёт 10+10+5. Продавец отдаёт шапку и сдачу 15 руб. Через какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 р. фальшивые, требует отдать ей деньги. Ну что делать. Продавец лезет в кассу и возвращает ей деньги. На сколько обманули продавца (включая стоимость шапки)?

На первый взгляд условия просты, но практика показывает, что неправильных ответов больше, чем правильных. И если вы хотите проверить себя, попытайтесь найти ответ самостоятельно перед тем, как перейдете к решению (подсказка: в задаче нет подвохов, которые призваны отвлечь внимание, а также нет двойственной интерпретации терминов)